Pracodawca nie jest zobowiązany do pobierania zaliczek na podatek dochodowy należnych od świadczeń pozapłacowych (finansowanych np. ze środków obrotowych lub zfśs) w sytuacji, gdy nie ma takiej możliwości. Zakład pracy nie musi więc obliczać i wpłacać na rachunek właściwego urzędu skarbowego zaliczek podatkowych od przychodu zatrudnionych osób z tytułu świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych uzyskanych w danym miesiącu, jeżeli z powodów obiektywnie od niego niezależnych, nie jest w stanie pobrać podatku z należności pieniężnych wypłaconych podwładnemu mu w tymże miesiącu.
Tak wypowiedział się m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 września 2017 r., sygn. 0113-KDIPT3.4011.192.2017.2.AJ.
We wspomnianej interpretacji podkreślono, że z przepisów art. 31, 38 i 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika jednoznacznie, że płatnik jest zobligowany do naliczania i pobierania zaliczek podatkowych od osób, które uzyskują od niego m.in. dochody ze stosunku pracy. Z drugiej jednak strony z przywołanych regulacji nie wynika, aby płatnik zwracał się z prośbą do podwładnych o wpłacanie podatku do firmowej kasy lub by potrącał go z pensji należnych za kolejne miesiące, w sytuacjach, gdy w danym miesiącu nie jest w stanie pobrać podatku. Z takimi sytuacjami mamy do czynienia przykładowo wtedy, gdy w miesiącu przyznania podlegającego opodatkowaniu świadczenia pozapłacowego zatrudniona osoba, które to świadczenie otrzymała, nie uzyskała żadnego dochodu w formie pieniężnej (bo np. przebywa na urlopie bezpłatnym bądź wychowawczym) lub też dochód ten został wypłacony jej przed przyznaniem świadczenia pozapłacowego.
Jak czytamy w omawianej interpretacji: „(…) W przypadku powstania przychodu w postaci nieodpłatnych świadczeń czy też świadczeń częściowo odpłatnych w sytuacji, gdy Wnioskodawca jako płatnik oprócz wskazanego świadczenia nie przekazuje dochodu w formie pieniężnej lub też dochód ten został wypłacony przed uzyskaniem świadczenia nieodpłatnego lub częściowo odpłatnego, dochód ten – płatnik zobowiązany jest wykazać w rocznej informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) jedynie wartość przychodu, a pracownik jest obowiązany uwzględnić go w rocznym zeznaniu podatkowym składanym do urzędu skarbowego i od sumy uzyskanych w danym roku podatkowym dochodów zapłacić należny podatek. W takiej sytuacji płatnik nie jest zobowiązany do odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, gdyż nie ma faktycznych możliwości pobrania tej zaliczki.
Reasumując, Wnioskodawca jest zobowiązany wykazać wartość przychodu z tytułu wyżej wymienionych świadczeń w rocznej informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11), o której mowa w art. 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym kwota zaliczki pobranej przez płatnika w odniesieniu do tych przychodów będzie wynosiła zero złotych, w związku z czym podatek od uzyskanych ww. świadczeń zostanie zapłacony przez pracownika (podatnika) dopiero w rozliczeniu rocznym podatku. (…)”.
W podobnym tonie wypowiedział się wcześniej Minister Finansów, który w pismach z dnia 8 czerwca 2012 r. (sygn. DD3/033/140/IMD/10/PK-424) oraz z dnia 20 lipca 2012 r. (sygn. DD3/033/67/IMD/12/PK-1270) stwierdził, iż ustawa o PIT:
- nie wymaga, „aby płatnik, który nie ma faktycznych możliwości pobrania tej zaliczki, gdyż w danym miesiącu podatnik nie uzyskał dochodu w formie pieniężnej, był obowiązany zapłacić zaliczkę z własnych środków, a następnie dochodzić jej zwrotu od pracownika. Takie zobowiązanie nie wynika także z innych przepisów ustawy”;
- nie obliguje w opisanych okolicznościach podatnika do wpłacenia stosownej zaliczki na podatek swojemu płatnikowi.
Taki sam pogląd wyraził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 15 września 2016 r. (sygn. IBPB-2-1/4511-324/16-1/BJ) oraz Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 30 czerwca 2020 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.120.2020.4.JK3).
Przykład
Spółka z o.o. wypłaca swym pracownikom wynagrodzenia zawsze w pierwszych 4 dniach miesiąca następującego po miesiącu, za która pensja jest należna. W dniu 24 lipca 2020 r. wręczyła sfinansowane z zfśs bilety do teatru jednemu z podwładnych, który już wcześniej otrzymał z zfśs świadczenia o wartości przewyższającej 1000 zł, co oznacza, że ww. bilety podlegają opodatkowaniu. Z uwagi na fakt, iż osoba ta w lipcu – oprócz pensji za czerwiec wypłaconej 6 lipca – nie uzyska już żadnego dochodu w formie pieniężnej, w opisanej sytuacji spółka nie musi pobierać zaliczki podatkowej od biletów. Podatek z tego tytułu ureguluje sam podwładny w swoim rozliczeniu rocznym na podstawie informacji PIT-11 za 2020 r. wystawionej przez pracodawcę.
